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Estructura Organizacional

MISIÓN:

La Notaría Unica del Circulo de Fundación - Magdalena, tiene como misión prestar a sus usuarios, servicios notariales de calidad, confiabilidad y seguridad jurídica, en todos los actos realizados en esta Notaría. 

                                       VISIÓN:                                         

Consolidarnos como una de las Notarías de mayor prestigio debido al otorgamiento de documentos y trámites que cuenten con la seguridad jurídica que los usuarios necesitan. 

VALORES:

Los valores que rigen esta Notaría son:

  • Ética
  • Honestidad
  • Responsabilidad
  • Respeto
  • Sencillez
  • Comprensión
  • Excelencia
  • Transparencia. 

PRINCIPIOS:

  • Principio de la seguridad: Los procedimientos y trámites que se adelanten en esta Notaría estarán siempre sujetos a las normas válidas y vigentes del ordenamiento jurídico colombiano.
  •  
  • Principio de legalidad: Todos los documentos, trámites y procedimientos serán realizados conforme a lo dispuesto en la normatividad jurídica vigente en nuestro país.
  • Principio de la buena fe: Basado en el postulado  constitucional de la buena fe, esta se presumirá en todas las actuaciones de los particulares que acudan a esta Notaría.
  • Principio de Rogación: Basado en el Estatuto Notaríal Colombiano,  los servicios notariales sólo procederán a solicitud de los interesados.
  • Principio de la  Transparencia: se refiere a la necesidad de que todos los procesos se hagan de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dichos procesos siempre y cuando, no tengan reserva de Ley.
  • Principio de Celeridad: En virtud de este principio de busca la agilidad y prontitud en los diferentes trámites realizados.
  • Principio de Eficacia: Con base en este principio, nuestra Notaría garantiza que los objetivos, fines y resultados establecidos por el ordenamiento jurídico colombiano se cumplan en su totalidad.
  • Principio de no discriminación: En esta Notaría todas las personas serán atentidas en igualdad de condiciones sin importar sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica, garantizando igualmente la inclusión real y efectiva de las personas con discapacidad.

 

 

 

 

 

NOTARIO:

“El Notariado es un servicio público que se presta por los Notarios e implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el Notario y a lo que éste exprese respeto de los hechos percibidos por él en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece.” Articulo 1 de la ley 29 de 1973.

Las funciones que cumple el Notarío se encuentran contenidas en el artículo 3 del Decreto 960 de 1970:

1. Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad. 

  2. Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados. 

  3. Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos. 

  4. Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal. 

  5. Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida. 

  6. Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera. 

  7. Expedir copias o certificaciones, según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos. 

  8. Dar testimonio escrito con fines jurídico - probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos. 

  9. Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la Ley civil deban otorgarse ante ellos. 

  10. Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados. 

  13. Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritas en la Ley. 

 14. Las demás funciones que les señalen las leyes.

ASESOR JURIDICO:

Brinda información jurídica en los diferentes trámites que se realizan en la Notaría, asi como también revisa  la documentación que reciben los funcionarios de cada área para los trámites solicitados, verificando que estos estén completos y ajustados a la Ley.

Estudia los problemas legales de los usuarios que lo requieran,  verificando que tengan relación con la actividad notaríal para proponer soluciones a los mismos.

Revisar y proyectar respuestas a las PQRS.

RADICACIÓN Y DIGITACIÓN:

Recepciona la documentación presentada por los usuarios y la radica en el área respectiva.

Verifica que los documentos presentados sean los requeridos para el trámite solicitado.

Se realiza un estudio previo de lo solicitado y se proyecta la minuta respectiva para ser presentada al área jurídica.

Se da cumplimiento con lo establecido en el artículo 13 del Decreto 960 de 1970, en cuanto a las etapas de recepción y extensión.

ESCRITURACIÓN:

“La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la Ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización”

Se da cumplimiento con lo establecido en el artículo 13 del Decreto 960 de 1970, en cuanto a las etapas de otorgamiento y a la autorización.

REGISTRO CIVIL:

Esta área cumple con las funciones de recepción, extensión, otorgamiento y autorización para la elaboración de Registros Civiles de Nacimiento, Matrimonio y Defunción, en virtud del Decrero Ley del 1260 de 1970.  

DECLARACION EXTRAPROCESO:

Esta área cumple con las funciones de recepción, extensión, otorgamiento y autorización para la elaboración de las Declaraciones Extraproceso, en virtud del Decrero 1557 de 1989.

AUTENTICACIONES:

Esta área cumple con las funciones de recepción, extensión, otorgamiento y autorización de las Diligencias de Reconocimiento de contenido, firma y huella de documentos privados solicitados por los usuarios, asi como también de la autenticación de copias; lo anterior en virtud de lo discpuesto en los Capítulo V, VI, Vll y Vlll del Titulo ll del Estatuto Notarial (Decreto 960 de 1970)

ASESOR CONTABLE:

Es la persona responsable de la contabilidad de la Notaría, por tanto le corresponde:

Elaborar los informes que requiera la DIAN. Igualmente elaborar las declaraciones de rentas, pagos de IVA, de Retención en la Fuente y todos aquellos señalados por la normatividad jurídica.  

Elaborar los informes contables que requieran la SNR y demás entidades autorizadas por la Ley.

ASESOR ADMINISTRATIVO:

Es la persona encargada de las compra de papelerías, equipos e insumos que se requieran para la prestación notarial.  

CAJA:

Es la persona encargada de la recepción de los emolumentos que genera la prestación del servicion notarial de conformidad con lo señalado en la Resolucion de tarifas notariales vigentes.

SERVICIOS GENERALES:

Encargado de las diligencias de limpieza y aseo de las distintas áreas de las instalaciones de la Notariía.

Funciones de mensajería.

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